Comunidades de vecinos

Los 5 requisitos que debe tener un buen administrador de fincas

1 abril 2020

Cuando pensamos en un administrador de fincas, normalmente imaginamos una persona que se dedica a recoger y gestionar las quejas de los vecinos para mejorar el funcionamiento de la comunidad. Sin embargo, en realidad la profesión de un administrador de fincas es mucho más complicada, puesto que también se encarga de gestionar las cuentas, contratar servicios y seguros, solucionar incidencias, etc. Además, las comunidades tienen responsabilidades y obligaciones de todo tipo que se deben conocer y gestionar. En este post, vamos a explorar las principales características que debe tener un buen administrador de fincas:

Titulación adecuada

Experiencia

Habilidad para los números

Habilidades interpersonales

Disponibilidad y predisposición

 

Contar con la titulación de administración adecuada

Por supuesto, no cualquiera puede ser un administrador de fincas. Debe tener todos los conocimientos pertinentes sobre las leyes y reglamentos relacionados con la vivienda. Es esencial que estén plenamente cualificados, preferiblemente con un título en un campo relevante como la economía o la contabilidad. Los administradores colegiados además cuentan con el respaldo de su colegio, que les aporta formación e información actualizada, y se hace cargo de situaciones complejas. Al final, se trata de asegurarse que la persona que se va a hacer cargo de nuestras comunidades es responsable y tiene ciertas garantías.

Años de experiencia con otras fincas (comunidades)

Un administrador gestiona muchos temas (facturas, reclamaciones, impuestos, etc.), por lo que pueden surgir todo tipo de problemas o situaciones. Las actividades son muy parecidas entre todas las comunidades, de forma que, si un administrador lleva un número de comunidades desde hace tiempo, es muy probable que haya solucionado antes cualquier problema que pueda surgir en la tuya. Además, debe tener la capacidad de llevar todos los asuntos al día, conocer los tiempos que lleva cada proceso, cumplir con la revisión rutinaria de las instalaciones y facilidades… Para que todo esto funcione de forma correcta y ordenada, es clave que realice gestiones de forma eficiente.

Tener controlados los números de la comunidad

Tener controladas las cuentas es una obligación del administrador. Saber qué vecinos están al corriente de pago y cuáles no, mantener un registro de todos los pagos pendientes y próximos, etc. Hoy en día, existen programas y aplicaciones que ayudan a gestionar todas estas tareas. Si tu administrador utiliza estos programas (Gesfincas es el que utilizan casi todos) será más probable que tenga estos aspectos controlados.

Ser capaz de manejar situaciones de estrés y mediación con los vecinos

Ser administrador de fincas implica enfrentarse a algunas situaciones estresantes e incómodas: impagos, incumplimiento de contratos o reglamentos, etc. En realidad, ayuda a una comunidad de personas a ponerse de acuerdo sobre las normas de convivencia. Es, por lo tanto, un punto de mediación cuando hace falta y un soporte importante para cualquier conflicto. Un buen administrador debe saber manejar este tipo de situación y evitar que los problemas crezcan.

Debe poseer una disponibilidad adecuada para los vecinos

Sin duda, uno de los factores más importantes es la disponibilidad y la capacidad de respuesta de los administradores de fincas. Cada día puede surgir un problema nuevo o distinto, y, además, los vecinos esperan respuestas rápidas y no tener que esperar mucho tiempo para recibir una solución. Por eso, es fundamental que el administrador actúe rápidamente. Afortunadamente, para esto también hay herramientas extremadamente útiles.

TucomunidApp es la app que conecta los sistemas del administrador de fincas con el propietario para asegurar comunicaciones automáticas y fluidas. Desde esta app puedes avisar de incidencias al instante, votar en las juntas sin necesidad de asistir, ver los recibos, cambiar la cuenta de domiciliación, y ver toda la información de la comunidad: cuentas, actas, normas, etc. El administrador también puede comunicar avisos a todos los vecinos en un instante: corte de agua, recomendaciones acerca de un virus contagioso, etc. Además, puedes proponer temas para futuras juntas y conectar con otros vecinos, aunque no tengas su número.

 

En IESA llevamos 35 años ayudando a los administradores de fincas, y somos conscientes de la importancia de esta figura para gestionar una comunidad de vecinos. Creamos herramientas como Gesfincas para la organización del despacho y como TucomunidApp para facilitar la gestión eficiente de las comunidades y las comunicaciones con los vecinos.

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